Was ist die SaaS-Aufbewahrungslücke?
Die SaaS-Aufbewahrungslücke (SaaS Retention Gap) ist die Differenz zwischen der Zeit, in der ein Software-as-a-Service-Anbieter gelöschte oder geänderte Daten wiederherstellbar hält, und der Zeit, in der ein Unternehmen sie tatsächlich braucht. Ein Verlust, der im Zeitfenster des Anbieters bemerkt wird, lässt sich mit Bordmitteln beheben. Daten, die nach Ablauf des Fensters benötigt werden, sind weg, sofern kein separates Backup existiert.
Woher kommt die Lücke?
SaaS-Anwendungen enthalten Wiederherstellungsfunktionen für alltägliche Fehler. Jede hat eine zeitliche Grenze, die der Anbieter festlegt.
| Integrierte Funktion | Abdeckung | Grenze |
|---|---|---|
| Papierkorb oder gelöschte Elemente | Kürzlich gelöschte Dateien und Nachrichten | Endgültig entfernt nach fester Frist oder früher durch Benutzer oder Administrator |
| Versionsverlauf | Frühere Versionen einer Datei | Begrenzte Anzahl oder begrenztes Alter der Versionen, mit der Datei gelöscht |
| Karenzzeit für Konten | Daten eines entfernten Benutzers | Gelöscht kurz nach dem Ende der Lizenz |
| Aufbewahrungsrichtlinien und Holds | Für Compliance erhaltene Inhalte | Für die Beweissicherung gebaut, nicht für die Wiederherstellung einer funktionsfähigen Site oder eines Postfachs |
Welche Situationen legen die Lücke offen?
Vier sind häufig. Eine spät entdeckte Löschung, Monate nach dem Leeren des Papierkorbs. Vorsätzliches Entfernen durch einen ausscheidenden Mitarbeiter oder durch einen Angreifer mit einem gestohlenen Konto, der auch den Papierkorb leert. Eine schleichende Beschädigung, etwa ein Sync-Client, der gute Dateien überschreibt, sodass sich der Versionsverlauf mit schlechten Kopien füllt. Und Daten ehemaliger Mitarbeiter, die mit ihren Konten entfernt und lange danach angefordert werden.
Worin unterscheidet sich die Lücke von einem Anbieterausfall?
Die Lücke betrifft Daten, die der Dienst wie vorgesehen gelöscht hat, planmäßig und ohne jeden Fehler. Die Redundanz des Anbieters hilft nicht, weil jede Replik die Löschung getreu abbildet. Deshalb decken Hochverfügbarkeit und Backup unterschiedliche Risiken ab. Im Modell der geteilten Verantwortung steht der Anbieter für den Dienst ein und der Kunde für die Daten.
Wie wird die Lücke geschlossen?
Durch eine unabhängige Kopie mit einer Aufbewahrungsfrist, die das Unternehmen selbst festlegt. Ein SaaS-Backup speichert Elemente außerhalb des Tenants, bewahrt sie so lange auf, wie die Richtlinie es verlangt, und kann ein einzelnes Element, ein ganzes Postfach oder eine ganze Site auf einen Zeitpunkt wiederherstellen. Liegt diese Kopie auf unveränderlichem Speicher, ist sie vor demselben kompromittierten Administratorkonto geschützt, das den Papierkorb leeren könnte. Der Beitrag Aufbewahrung bei SaaS-Backups stellt den Vergleich im Detail dar.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange bewahren SaaS-Anbieter gelöschte Daten auf?
Das variiert je nach Anbieter und Dienst, standardmäßig meist zwischen zwei Wochen und etwa drei Monaten.
Schließen Aufbewahrungsrichtlinien in der SaaS-Anwendung die Lücke?
Sie erhalten Inhalte für Compliance-Zwecke, und das hilft. Sie sind aber nicht dafür gebaut, Postfächer oder Sites funktionsfähig wiederherzustellen, und sie werden von denselben Administratorkonten verwaltet.
Wie erkennt ein Unternehmen, ob es eine Lücke hat?
Mit der Frage, ob sich etwas, das vor sechs Monaten gelöscht wurde, heute wiederherstellen ließe. Stützt sich die Antwort auf den Papierkorb, besteht die Lücke.