¿Qué es la brecha de retención SaaS?
La brecha de retención SaaS es la diferencia entre el tiempo que un proveedor de software como servicio mantiene recuperables los datos eliminados o modificados y el tiempo que una organización realmente los necesita. Los datos perdidos y detectados dentro de la ventana del proveedor se recuperan con las herramientas integradas. Los que se necesitan cuando esa ventana ya se ha cerrado han desaparecido, salvo que exista una copia de seguridad aparte.
¿De dónde viene la brecha?
Las aplicaciones SaaS incluyen funciones de recuperación pensadas para los errores cotidianos. Cada una tiene un límite de tiempo que fija el proveedor.
| Función integrada | Qué cubre | Dónde se detiene |
|---|---|---|
| Papelera de reciclaje o elementos eliminados | Archivos y mensajes eliminados recientemente | Se purgan tras un periodo fijo, o antes si lo hace un usuario o un administrador |
| Historial de versiones | Versiones anteriores de un archivo | Número o antigüedad de versiones limitados, y se elimina con el archivo |
| Periodo de gracia de la cuenta | Datos de un usuario eliminado | Se eliminan poco después de retirar la licencia |
| Políticas de retención y retenciones legales | Contenido conservado por cumplimiento | Pensadas para la búsqueda de pruebas, no para restaurar un sitio o un buzón en funcionamiento |
¿Qué situaciones destapan la brecha?
Cuatro son habituales. Un borrado descubierto tarde, meses después de vaciarse la papelera. Una eliminación deliberada por parte de un empleado que se marcha o de un atacante con una cuenta robada, que también vacía la papelera. Una corrupción que se extiende sin ruido, como un cliente de sincronización que sobrescribe archivos buenos, de modo que el historial de versiones se llena de copias malas. Y los datos de antiguos empleados, eliminados con sus cuentas y solicitados mucho después.
¿En qué se diferencia la brecha de una caída del proveedor?
La brecha afecta a datos que el servicio ha eliminado según su diseño, en plazo y sin ningún fallo. La redundancia del proveedor no ayuda, porque cada réplica refleja fielmente el borrado. Por eso la alta disponibilidad y la copia de seguridad responden a riesgos distintos. En el modelo de responsabilidad compartida, el proveedor responde del servicio y el cliente responde de los datos.
¿Cómo se cierra la brecha?
Manteniendo una copia independiente con un periodo de retención que elige la organización. Una copia de seguridad SaaS guarda los elementos fuera del tenant, los conserva el tiempo que exija la política y puede restaurar un solo elemento o un buzón o un sitio entero a un momento dado. Guardar esa copia en almacenamiento inmutable la protege de la misma cuenta de administrador comprometida que podría vaciar la papelera. El artículo Retención en las copias de seguridad SaaS expone la comparación con detalle.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo conservan los proveedores de SaaS los datos eliminados?
Varía según el proveedor y el servicio, normalmente entre un par de semanas y unos tres meses por defecto.
¿Las políticas de retención de la aplicación SaaS cierran la brecha?
Conservan el contenido por cumplimiento, lo que ayuda. No están diseñadas para devolver buzones o sitios a un estado operativo, y las gestionan las mismas cuentas de administrador.
¿Cómo sabe una organización si tiene una brecha?
Preguntándose si algo eliminado hace seis meses podría restaurarse hoy. Si la respuesta depende de la papelera de reciclaje, la brecha existe.