¿Qué es una retención legal?
Una retención legal, o legal hold, es una instrucción de conservar datos concretos y suspender su eliminación normal porque pueden ser relevantes para un litigio, una investigación o un requerimiento regulatorio. No tiene fecha de fin. Los datos permanecen hasta que la retención se levanta de forma expresa, fuera cual fuera su retención ordinaria.
¿En qué se diferencia una retención legal de un periodo de retención?
Ambos impiden la eliminación, pero responden a preguntas distintas.
| Aspecto | Periodo de retención | Retención legal |
|---|---|---|
| Por qué existe | Política o normativa fijada de antemano | Un asunto legal concreto |
| Duración | Fija, termina en una fecha conocida | Abierta, hasta que se levanta |
| Alcance | Conjuntos de datos completos o trabajos de copia | Datos seleccionados relevantes para el asunto |
| Quién decide | La política de TI y de cumplimiento | La asesoría jurídica |
| Qué la termina | Llega la fecha | Un levantamiento expreso |
¿Cómo se aplica una retención legal en el almacenamiento de objetos?
En el modelo de S3 Object Lock, una retención legal es una marca que se pone en una versión concreta de un objeto. Mientras la marca está activa, esa versión no puede eliminarse ni sobrescribirse. La marca es independiente de cualquier fecha de retención del mismo objeto: un objeto puede tener un periodo de retención, una retención legal, ambos o ninguno, y sigue protegido hasta que termina cada control aplicable. Poner y quitar una retención legal requiere un permiso específico, que debe concederse a muy pocas cuentas.
¿Cómo se aplica una retención legal a las copias de seguridad?
Las copias se organizan por sistema y por fecha, mientras que las retenciones legales se definen por personas y por asunto. Conservar los puntos de restauración relevantes suele implicar excluirlos del proceso de retención, exportarlos como copias independientes o poner una retención sobre los objetos que los componen, cuando el software de copia lo admite. Como los puntos de restauración incrementales dependen de los anteriores, retener una fecha puede suponer retener toda una cadena de copias de seguridad. El artículo Retención legal en las copias de seguridad repasa las opciones.
¿Qué riesgos tiene una retención legal?
Dos riesgos tiran en sentidos opuestos. Eliminar datos retenidos, aunque sea mediante un trabajo de retención automático, puede tener consecuencias legales graves, así que la retención debe alcanzar a todas las copias afectadas. Conservar datos después de levantar la retención, sin otro motivo, choca con las normas de privacidad que limitan el tiempo de almacenamiento de los datos personales. Los datos retenidos también consumen capacidad mientras dure el asunto. Un registro de retenciones abiertas, revisado periódicamente con la asesoría jurídica, cubre los tres puntos.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede establecer una retención legal?
La decisión corresponde a la asesoría jurídica. TI la aplica con cuentas que tienen el permiso específico para establecer retenciones.
¿Una retención legal caduca automáticamente?
No. Permanece hasta que alguien con el permiso adecuado la retira.
¿Pueden aplicarse al mismo objeto una retención legal y un periodo de retención?
Sí. Son independientes, y el objeto sigue protegido hasta que terminan ambos.